Membatasi Inputan pada cell Excel

Menginputan data pada aplikasi microsoft office excel, mungkin bisa beragam tipe data yang di inputkan dalam posisi data tertentu cell pada aplikasi excel mungkin akan menolak, atau mungkin tidak sesuai dengan yang dimaksud, sebagai contoh ketika kita mengetikan angka 001 maka di excel akan muncul 1 saja, karena format format cell tidak sesuai dengan yang kita inginkan, sebenarnya kita bisa mengubahnya atau mungkin untuk menampilkan 001 kita bisa mengubah format cell mejadi text atau cukup menambahkan tanda petik ' pada awal penulisan angka tersebut , seperti '001, dan hasilnya akan sama saja dengan mengubah format menjadi teks.

Selain itu, kita juga kita bisa membatasi berapa karakter yang akan kita masukkan pada cell tertentu dan bagai mana formatnya. sebagai contoh kita akan membuat format penginputan NIK, yang biasanya NIK itu terdiri dari 16 digit, maka untuk mengurangi kesalahan saat menginput data tersebut, kita bisa menentukan nilai maksimal dan minimal, sehingga penginputannya memang harus 16 digit.

Seperti yang biasa saya lakukan saat menginput NIS siswa yang terdiri dari 10 digit saat mengerjakan pendataan pada aplikasi EMIS atau pedataan untuk data siswa pindahan pada aplikasi mutasi siswa, bisanya saya melakukan hal yang sama seperti saat melakukan pendataan pada no NIK yaitu dengan memberikan nilai jumlah karakter yang harus di isi pada cell tersebut dengan cara-cara sebagai berikut:

Membatasi Inputan pada cell Excel

1. Buka Aplikasi microsoft Office Excel (disini saya menggunakan excel 2010)

2. Blok cell yang akan kita tentukan jumlah karakter inputannya

3. Klik menu Data dan pilih Data Validation dan kemudian akan muncul kotak dilaog seperti di bawah:

4. Tentukan Text Length untuk menentukan berapa karakter maksimal dan minimal yang harus diinput pada cell tertentu.

5. Bila sudah di tentukan, maka tinggal klik OK

Maka dengan langkah-langkah seperti di atas, kita telah bisa menentukan berapa karakter yang harus di inputkan pada cell tertentu, sebagai contoh di atas kita menginputkan sebagai 10 digit atau karakter, bila kurang atau lebih dari itu, maka cell tersebut akan menolak dengan menampilkan kotak dialog seperti di bawah ini :

Pada kotak dialog di atas kita bisa memperbaiki data yang kita inputkan yang tidak sesuai dengan format yang di inginkan dengan cara mengklik Retry atau membatalkan dengan klik Cancel.

Menghapus Settingan Batasan Inputan

Setelah sebelumnya kita membahas cara untuk membatasi inputan pada cell tertentu, sekarang kita akan membahas cara menghilangkan settingan yang telah kita buat tadi menjadi normal kembali seperti saat sebelum kita melakukan settingan. 

Pada dasarnya settingan seperti hal nya di atas tadi itu dilakukan untuk mengurangi resiko kesalahan dalam penginputan data yang sedang kita kerjakan, namun terkadang bisa saja setelah kita melakukan penyettingan seperti di atas, pada beberapa cell kita tidak memerlukan settingan tersebut, sehingga settingan tersebut harus di buang dan dikembalikan pada settingan awal sebelumnya.

Untuk menghapus settingan yang telah kita lakukan tadi, kita bisa melaukan langkah-langkah berikut:

1. Buka Aplikasi microsoft Office Excel (disini saya menggunakan excel 2010)

2. Blok cell yang akan kita tentukan jumlah karakter inputannya

3. Klik menu Data dan pilih Data Validation dan kemudian akan muncul kotak dilaog seperti di bawah:

4. Selanjutnya kita tinggal klik Clear All  dan klik OK.

Maka dengan langkah-lagkah di atas, settingan yang ada sebelumnya akan di hapus dan cell akan kembali seperti semula tanpa settingan yang telah kita lakukan 😀